Quelles sont les structures éligibles ?

• Tous types de collectivités territoriales
• Etablissements Publics à caractère Administratif (EPA) et Établissements Publics à caractère Industriel et Commercial (EPIC) rattachés au ministère de la Culture (uniquement dans l’AAP PEUPLIER)
• EPIC de type régie (uniquement dans l’AAP SEQUIOA 3)
• CAUE et ALEC (membre du groupement, mais pas coordinateur)
• Sociétés Publiques Locales (SPL)
• SEM (Société d’Economie Mixte) et SEMOP (Société d’Economie Mixte à Opération unique)
• Centres de gestion (ex. CIG ou CDG)
Exemples de structures non éligibles :
• CCI (Chambre de Commerce et de l’industrie)
• CMA (Chambre de métier et de l’Artisanat)

Quels sont les plafonds des aides ACTEE ?

Suite à l’application du courrier reliquats du 17/04/2023, les plafonds par lots peuvent être augmentés de 50% par rapport à ceux définis initialement. Les nouveaux montants sont indiqués ci-après: 

*CD = Conseil Départemental; CR = Conseil Régional

De quand doivent dater les dépenses que je fais remonter ?

La date qui fait foi pour la remontée des dépenses est la date d’émission de la facture. Cette date doit être comprise dans la période d’éligibilité notée à l’article 2 de la convention.
A noter que pour certains AAP, la période d’éligibilité a été prolongée : jusqu’au 30/06/2023 pour l’AAP SEQUOIA1 ; jusqu’au 30/09/2023 pour l’AAP SEQUOIA2 ; et jusqu’au 31/12/2023 pour les autres AAP du programme ACTEE 2.

Mon projet a évolué, peut-on modifier la répartition des fonds entre les différents lots et bénéficiaires ?

Aucun changement n’est automatiquement accordé ; la règle est d’appliquer ce qui a été défini dans la convention.
Cependant, il est possible de modifier la répartition des fonds telle que prévue dans la convention, sous réserve d’un échange préalable avec le(a) chargé(e) de mission référent(e) régional(e) ACTEE sur le dossier, à aides financières globales constantes. Plusieurs configurations sont ainsi possibles :
• Réaffectation de fonds d’un lot vers un autre lot (y compris vers le lot 4, tant que l’ensemble de l’aide n’est pas concentrée sur ce lot), pour un même membre
• Réaffectation de fonds d’un membre vers un autre membre, pour un même lot (tant que les plafonds par membre sont respectés)
• ou la combinaison de deux cas précédents
Si la somme de toutes les modifications d’aides est supérieure à 10% de l’aide totale accordée au projet, alors il est nécessaire de faire un avenant à la convention.
• Réaffectation de fonds au sein d’un même lot, pour un même membre : possible sans avenant, quel que soit le montant

Exemple : pour le lot 2 (outils), on peut réaffecter des fonds d’un capteur vers un autre type d’équipement (ex : caméra thermique) correspondant plus au besoin en cours de projet ; ou bien pour le lot 3 remplacer un audit énergétique par une étude de faisabilité

Dans tous les cas, il sera nécessaire de faire une note technique pour formaliser la demande de modification, et de mettre à jour le rapport financier.
De plus, si la modification est jugée substantielle, il convient également de faire un avenant à la convention. Dans le cas d’une réaffectation d’un économe de flux vers d’Autres Prestations Intellectuelles (API), il convient d’en informer le jury, mais sans forcément besoin de passer par un avenant à la convention.

Tout projet d’avenant à la convention sera soumis à la validation du jury national du programme ACTEE, dont la composition est précisée dans la convention nationale régissant le programme CEE ACTEE2 (PRO-INNO-52).
Une fois la modification approuvée par le(a) chargé(e) de mission référent(e) régional(e) ACTEE, il est possible de proposer des factures antérieures à la décision de réaffectation.

Y a-t-il une limite dans le nombre de modifications de projet ?

Bien qu’il convienne autant que possible de s’en tenir à la convention, et donc de minimiser le nombre de modifications et de projets d’avenants sur l’ensemble du projet, il n’y a pas de nombre maximal de modifications imposé.

Cependant, de nombreuses modifications présentées au jury questionneront sur la viabilité du projet initial, notamment dès la première année de réalisation

Le groupement doit ainsi se questionner sur la temporalité à laquelle formaliser sa demande et sur les évolutions encore possibles dans l’organisation de son projet pour rester conforme à la convention initiale

Est-ce qu’on peut cumuler les aides ACTEE avec d’autres aides ?

Il est possible de cumuler une aide ACTEE avec toute autre aide financière publique, à condition que le total des aides ne dépasse pas 80% du coût total du projet. Il revient au bénéficiaire des aides de s’assurer de sa conformité à cette règle.

Attention, chaque organisme financeur peut avoir ses propres règles de financement.

Que faire si un des membres souhaite se retirer ?

Le membre qui se retire devra émettre un courrier officiel à la FNCCR.
Les sommes prévues initialement pour ce membre ne seront pas redistribuées automatiquement aux autres membres.
Il est nécessaire dans ce cas d’actualiser la convention via un avenant.

Un membre peut-il être remplacé ou ajouté ?

Sous réserve de validation par le jury, il est possible de demander le remplacement d’un membre par un autre, ou d’en ajouter un, à fonds constant.
Cette demande doit faire l’objet d’une note technique motivant les choix.
Si la convention a déjà été signée, un avenant sera nécessaire.

Qui peut être coordinateur d’un projet ACTEE ?

Sauf règles contraires spécifiques à l’AAP et précisées dans son cahier des charges, un coordinateur ne peut être qu’une collectivité locale.

Lot 1-Ressources humaines

Rappel : pour être éligible aux financements ACTEE, le poste d’économe de flux doit correspondre à une création de poste. Il doit y avoir une hausse des effectifs au sein de la structure. Un économe de flux financé dans ACTEE 1 ne peut pas bénéficier de financement sous ACTEE 2.

Sous quels contrats de travail peut être embauché un économe de flux ?

• Les économes de flux peuvent être embauchés sous différents régimes : contractuels (CDD ou CDI), titulaires de la fonction publique (y compris en détachement), ou contrats d’alternance.
• Les stagiaires en revanche ne peuvent pas être financés.
• La collectivité peut faire une embauche interne, à condition que l’ancien poste fasse l’objet d’un recrutement.

Peut-on valoriser du temps interne d’un agent de la collectivité qui assure des missions d’économe de flux en attendant un recrutement ?

• En attendant l’arrivée d’un économe de flux, il est possible de financer un prestataire ou du temps interne d’un agent qui aurait assuré des missions d’économe de flux en intérim, uniquement à condition qu’un économe de flux soit effectivement recruté.
S’il s’agit d’un temps interne, il ne doit pas déjà bénéficier d’une aide.
Exemple : un Conseiller Energie Partagé (CEP) de la collectivité, accompagné financièrement par l’ADEME, ne peut pas être valorisé comme du temps interne.

La durée maximale de prise en charge du temps interne est de trois mois et doit être comprise entre la date du jury et l’embauche de l’économe de flux. La prise en charge doit faire l’objet d’une validation du chargé de mission ACTEE. Les dépenses pourront être remontées lors d’un appel de fonds une fois que le recrutement de l’économe de flux (EF) sera effectif, en fournissant une attestation sur l’honneur du temps interne passé sur les missions de l’économe de flux.
L’aide accordée se fait au salaire mensuel du poste d’EF prévu initialement, c’est-à-dire au maximum à (x/n)*3, x étant le montant de l’aide accordée au poste d’EF et n le nombre de mois conventionnant l’EF.
Nota bene : les règles ACTEE 1 (pas de limite de temps de valorisation de temps interne) ne sont plus valables.

Que faire si on ne parvient pas à recruter un économe de flux après plusieurs mois ?

Si, malgré tous ses efforts de recrutement, le membre portant le poste d’économe de flux ne parvient pas à le recruter il est possible de basculer les fonds prévus pour l’économe de flux vers le champ « lot 1 -Autres prestations intellectuelles », en faisant appel à une prestation dédiée (AMO).
Dans ce cas, il est nécessaire de faire une note technique informant de la modification, de fournir des preuves des démarches que vous avez entreprises.

Peut-on moduler le nombre d’économes de flux en cours de convention ?

Il est possible de financer plus de postes d’économes de flux recrutés sur la durée de convention, par rapport à ce qui est prévu initialement, à fonds constants (c’est à dire dans la limite de l’aide initiale). Il n’y a alors pas besoin de passer par un avenant à la convention.

Exemple : on peut passer en cas de besoin de 1 économe de flux pendant 2 ans, à 2 économes de flux pendant 1 an

Peut-on financer un temps partiel ?

Il est possible de solliciter une aide financière pour un temps partiel (par exemple 0,5 ETP), à condition que cela corresponde à une seule et même personne.

Exemple : il n’est pas possible de cumuler 2 personnes à 0,2 ETP et une personne à 0,1 ETP.

Comment est calculée l’aide ACTEE sur le poste d’économe de flux ?

Le poste d’économe de flux est financé sur la base du salaire brut et des charges patronales, selon le taux prévu dans le cahier des charges de l’Appel à projet (AAP).
Les autres frais, comme les frais de déplacement, de restauration, de matériel informatique, ne sont pas pris en charge.

Qui peut prendre en charge les frais du poste d’économe de flux ?

Seul le membre portant le poste d’économe de flux, tel qu’inscrit dans la convention, peut prendre en charge les frais liés au poste. Dans le cas où plusieurs membres financent conjointement un poste d’économe de flux, chacun de ces membres prendra en charge les coûts d’économe de flux selon la répartition proposée dans la convention.
L’économe de flux peut ensuite bien sûr travailler de manière mutualisée pour le compte d’autres structures.

Le poste d’économe de flux peut-il être mutualisé entre plusieurs collectivités ?

Oui, l’économe de flux peut faire l’objet d’une mutualisation grâce au dispositif de mise à disposition des agents. La mise à disposition de l’agent fera l’objet d’un arrêté de mise à disposition par la collectivité de rattachement, et les modalités de mise à disposition entre les collectivités intéressées seront réglées par convention.

Quels sont les devoirs et missions d’un économe de flux ?

• Au moins 75 % du temps de l’économe de flux doit être consacré au déploiement local du programme ACTEE tel que prévu par la convention, ou a minima à la stratégie énergétique du patrimoine bâti. Il peut travailler sur d’autres thématiques, dans la limite de 25% de son temps, à condition que cela reste dans le domaine de l’énergie ou avec un lien important avec l’énergie ou le patrimoine. Dans ce cas, il est nécessaire de remplir une déclaration sur l’honneur avec la signature du responsable hiérarchique.
• Avoir signé la charte économe de flux (faute de quoi, aucune aide ne sera versée pour ce poste)
• Faire figurer le logo “Économe de flux” dans sa signature électronique (conformément à la charte)
• Suivre le parcours de formations ACTEE. Le parcours de formation comprend des formations en présentiel sur des thématiques techniques, juridique, financière et organisationnelle sur le montage de projet ainsi qu’une formation distanciel type cours en ligne MOOC. A titre d’information, toute personne exerçant des fonctions assimilées à un économe de flux peut accéder aux formations des économes de flux ACTEE, à condition d’avoir signé et de respecter la charte des économes de flux, avec une priorité donnée aux économes de flux.

Les missions, issues notamment de la fiche « rôles et missions des économes de flux » consultable ici sont les suivantes :
o Etat des lieux
 Inventaire du patrimoine
 Optimisation des contrats
 Bilans énergétiques
 Visites conseil
 Suivi de l’évolution des consommations et identification des dérives
o Conseil et accompagnement
 Planification, aide à la passation et suivi des marchés (audits, gestion des contrats et optimisation des abonnements)
 Sensibilisation des agents, des élus et des usagers
 Partage des expériences réussies
 Accompagnement pour le décret tertiaire
o Financement
 Optimisation des aides financières possibles, dont CEE
 Montage d’opérations collectives
o Travaux
 Appui au cadrage des travaux
 Soutien à la réalisation des consultations
 Fourniture de documents-types de marchés
 Aide à la sélection de prestataire maîtrise d’œuvre et/ou travaux
o Suivi post-travaux
 Suivi et optimisation des performances (consommations et usages)
 Mise en valeur des économies engendrées (dépenses et émissions évitées) et des bonnes pratiques
 Accompagnement à la mise en œuvre d’une comptabilité énergétique pour le décret tertiaire
o Partage de son retour d’expérience sur le programme ACTEE et participation au réseau des économes de flux

Lot 1 - Prestations intellectuelles

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Quelles sont les prestations intellectuelles (autres que financement d’économe de flux) éligibles ?

La liste suivante, non exhaustive, permet d’avoir une idée du type de prestations intellectuelles éligibles :
• AMO mise en conformité décret tertiaire et/ou assistance remontée des données sur OPERAT
• Assistance à Maîtrise d’Usage (AMU) sur les consommations
• Prestation de formation des agents
• AMO juridique
• AMO suivi Commissionnement
• AMO suivi d’un plan de comptage
• AMO contrôle et suivi de la MOE
• AMO instrumentation
• AMO mise en place d’un contrat d’exploitation avec intéressement sur les économies d’énergie
• Assistance à la définition d’un Plan de Mesure et Vérification de la performance énergétique (PVM)
• AMO suivi de projet ACTEE

Lot 2 – Outils

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Quels sont les outils éligibles ?

La liste suivante, non exhaustive, permet d’avoir une idée du type d’outils éligibles :
• Equipements de mesure et de télérelève
Sont compris tous les capteurs et les petits équipements annexes nécessaires à leur fonctionnement (câbles, antennes, …), et les frais indispensables à la pose de matériel (ex. vidange d’installation avant de poser des compteurs de calories).
o Anémomètre à hélice, et ses cônes
o Enregistreur de température
o Thermomètre-hygromètre
o Thermomètre infrarouge
o Luxmètre
o Capteur CO2
o Enregistreur QAI (type « 4 gaz » ou autres) si au-delà du simple aspect réglementaire
o Capteurs Formaldéhyde
o Thermomètre de contact + sondes
o Pack de mesure du coefficient de transfert thermique (coefficient U / facteur U)
o Détecteur thermique
o Capteur radon
o Capteur communicant (par exemple GPRS) pour télérelève
o Enregistreur électrique avec pinces ampèremétriques
o Compteur énergie thermique
o Outil de suivi énergétique et de caractérisation de la courbe de charge
o Mesureur de débit
o Détecteur de vitrage
o Vitromètre
o Mètre laser
o Optimiseur de relance
o Sous compteur
o Kit étanchéité
o Sous-compteurs
• Equipements d’affichage des consommations et d’informations
o Enregistreur de courbe de consommation électrique
o Enregistreur de courbe de consommation gaz
o Outils web de visualisation des courbes
o Tableau d’affichage des consommations énergétiques et/ou émissions de CO2
o Outils de suivi des consommations d’eau (à condition que cela comprenne l’eau chaude sanitaire)
• Equipements mobiles de diagnostic thermique (ex. : caméra thermique)
• Equipements de pilotage (exemple GTB/GTC) : éligibles uniquement pour les AAP SEQUOIA 1&2, MERISIER et EUCALYPTUS
• Logiciel de suivi des consommations

Quelques exemples d’outils non finançables :
• Purificateur d’air
• Drone thermographique (pour caméra thermique ; seule la caméra est finançable)
• GTC/GTB (+paramétrage associé), car il existe déjà un financement par les fiches standardisées CEE. Non finançable pour les AAP PEUPLIER, ETRIER, PALETUVIER, CHARME, SEQUOIA 3. Exception pour les capteurs associés, qui sont autorisés.
• Equipements de télégestion
• Robinets thermostatiques
• Carrés LED
• Brasseurs d’air
• Sous-compteurs du bâtiment pour bornes IRVE (Infrastructures de Recharge pour Véhicule Electrique) si accessibles au public (car réglementaires)
• Téléphone ou ordinateur d’un économe de flux ou d’un membre de la collectivité (dont frais de port)
• Relevé topographique (scanner 3D) (mais potentiellement finançable dans le lot études)

Lot 3 – Etudes techniques

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Quelles sont les études éligibles ?

Liste d’études éligibles :
• Pré-diagnostic énergétique
• Audit énergétique (dont Audit Energétique Global – AEG)
• Simulation Thermique Dynamique
• Conseil en Orientation Energétique (COE)
• Schéma Directeur Immobilier Energie (SDIE) <b> et non les audits associés aux SDIE </b>
• Étude de substitution chauffage fossile (gaz ou fioul), y compris étude de raccordement vers un réseau de chaleur existant, et étude de création d’un réseau technique de chaleur entre quelques bâtiments de la collectivité, sans revente d’énergie
• Étude de relamping
• Étude de mesure Qualité de l’Air
• Étude d’optimisation des systèmes énergétiques
• Étude d’infiltrométrie
• Étude d’étanchéité à l’air
• Étude de faisabilité pour la mise en place d’un CPE (Contrat de Performance Energétique) = ingénierie financière
• Étude d’optimisation de l’occupation des sites
• Audit des installations CVC
• Audit architectural pour bâtiments classés ou équivalents
• Plan de mesurage/plan de comptage
• Etude de faisabilité pour l’isolation de toiture (possibilité d’y inclure une étude de structure dans une logique “PV ready”)
• Diagnostic systèmes
• Assistance à Maîtrise d’Ouvrage d’une manière générale (exemples : études intracting)

Quelques exemples d’études non finançables :
• Bilan carbone
• Études de structure et fonctionnelles, études programmistes
• Aspects réglementaires et sanitaires : diagnostics amiante, plomb, DPE, termite, élec, désenfumage, mise en accessibilité PMR
• Financement d’études réalisées en interne
• Analyse de faisabilité EnR

Qu’est-ce que le bonus sur les études ? [valable pour l’AAP SEQUOIA 3]

Dans le cadre de l’AAP SEQUOIA 3, trois types d’études font l’objet de bonifications :
– Etudes liées au confort d’été/ rafraîchissement passif
– Etudes liées à la conversion des chaudières fioul vers un système de chauffage décarboné
– Etudes liées à l’optimisation énergétique des installations de traitement d’eau potable et traitement des eaux usée ou pluviales

La bonification permet de financer une étude à 100 %, dans la limite de 10 000 € par membre et pour chaque type d’étude bonifiée. Ainsi, un membre peut avoir jusqu’à 30 000 € de bonus s’il présente une étude bonifiée de chaque type.

Le plafond par membre pour le lot 3, qui est fixé à 70 000 € [105 000 € depuis l’application du courrier reliquats du 17/04/2023], ne tient pas compte de ce bonus. Un membre peut donc solliciter jusqu’à 100 000 € pour le lot 3 [105 000 € depuis l’application du courrier reliquats du 17/04/2023] s’il sollicite cette bonification avec les trois types d’études.

La bonification doit en revanche respecter le plafond maximal de 800 000 € au total du groupement. 

Lot 4 – Maîtrise d’œuvre

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Quelles sont les dépenses éligibles au lot 4 maîtrise d’œuvre ?

Liste de prestations éligibles :

•  Toutes les étapes de la MOE, tant que le projet comporte a minima l’atteinte d’objectifs énergétiques (comprend donc les études de MOE globales avec un objectif d’efficacité énergétique) :
  o ESQ : études d’esquisse
  o AVP : Etudes d’avant-projet
  o APD : Etudes d’avant-projet définitif
  o APS : Etudes d’avant-projet sommaire
  o PRO : Etudes de projet
  o ACT : Assistance pour la passation des contrats de travaux
  o EXE : Etudes d’exécution
  o DET : Direction de l’exécution et des contrats de travaux
  o OPC : Ordonnancement, coordination et pilotage du chantier
  o AOR : Assistance apportée au maître d’ouvrage lors des opérations de réception
• • AMO CPE et étude de faisabilité pour la mise en place d’un CPE
  • AMO pour un renouvellement de contrats de maintenance, notamment avec des objectifs de performance énergétique ambitieux
  • Financement d’une Maîtrise d’Ouvrage Déléguée (MOD)
  • Etude structure dans le cadre d’un projet d’isolation
  • Étude de faisabilité
  • Étude de compatibilité des objets connectés avec le matériel en place
  • Étude de faisabilité calorifugeage de réseau et/ou points singuliers
  • Étude d’infiltrométrie (finançable également dans le lot 3)
  • Étude d’étanchéité à l’air (finançable également dans le lot 3)
  • Mission de commissionnement

• Quelques exemples d’AMO et prestations non finançables :
  • AMO achat d’énergie ou marché groupé d’achat énergies
  • Intégration des données énergétiques de GRDF et Enedis dans le logiciel de suivi des consommations
  • Schémas directeurs énergies (à ne pas confondre avec les SDIE)
  • Tout dispositif en lien avec la récupération des eaux pluviales
  • Tout dispositif en lien avec les EnR (exemple : réalisation d’un cadastre solaire) et non l’efficacité énergétique
  • MOE réalisée en interne (par exemple par un économe de flux déjà financé par le programme ACTEE)
  • Exploitation d’une Gestion Technique du Bâtiment (GTB) sauf si marché de contrat de performance énergétique
  • MOE étanchéité d’une toiture (car obligatoire en cas d’isolation)

Qu’est-ce que la règle des 30% entre lot 3 et lot 4 ?

Dans le but d’inciter au passage à l’acte après la réalisation d’études (financées dans le lot 3), le montant de l’aide octroyée pour le lot 4 a été conditionné par le montant des études (lot 3) lors de la phase d’instruction par le jury ACTEE :

Ainsi, pour chaque membre, l’aide maximale pour le lot 4 est égale à 30% [45% depuis le courrier reliquats du 17/04/2023] du coût total des études prévu dans le lot 3 (avant l’augmentation du plafond suite au courrier reliquat). Une fois calculé lors de la candidature et validé par le jury, le montant de l’aide est forfaitaire et décorrélé des actions lot 3 (si par exemple des études ne sont pas réalisées, ou si le montant est moins élevé que prévu). L’aide peut même désormais porter sur des bâtiments différents que ceux qui ont fait l’objet d’études en lot 3

Exemple : si des études (lot 3) pour plusieurs bâtiments d’un membre sont estimées au total à 100 000 €, la MOE (lot 4) pour ces bâtiments peut bénéficier d’une aide allant jusqu’à 45%*100 000 = 45 000 €. Ce montant est inchangé si les études coûtent finalement moins cher.

L’aide peut être demandée en une seule fois lors des appels de fonds.

Quelles sont les études que l’on peut prendre en compte pour le calcul de l’aide du lot 4 ?

Si un membre veut réévaluer son enveloppe MOE à la hausse, via une note technique (fongibilité de moins de 10%) ou un avenant, il est possible de prendre en compte :
• les études réalisées dans le même appel à projet
• les études de moins de 3 ans, réalisées lors d’un autre AAP d’ACTEE, ou en dehors d’ACTEE, et éligibles au lot 3. Cela permet notamment d’augmenter le montant des aides.
La justification des études réalisées devra être apportée.

Qu’est-ce que le bonus ruralité ? [valable pour les AAP MERISIER, SEQUOIA 1&2, PEUPLIER]

Le bonus ruralité vise à favoriser le passage à l’acte sur la maîtrise d’œuvre pour les communes de moins de 3 500 habitants, membres d’un groupement.
Il permet de financer de la maîtrise d’œuvre à 100%, sans forcément que les communes aient réalisé d’étude en lot 3.
Les plafonds sont les suivants :
• Pour les AAP MERISIER, SEQUOIA 1 et SEQUOIA 2 :
o si au moins 2 bâtiments concernés : 30 000 €,
o si un seul bâtiment concerné : 15 000 €
• Pour l’AAP PEUPLIER: 15 000 €, quel que soit le nombre de bâtiments

Ces plafonds ne sont pas augmentés suite au courrier reliquats du 17/04/2023. 

Le plafond total par membre pour le lot 4 doit par ailleurs être respecté.